Sau thông quan cần làm gì? Doanh nghiệp cần kiểm tra lại tờ khai và chứng từ, lấy lệnh giao hàng, xác nhận phí hãng tàu/cảng, đặt xe, làm thủ tục lấy container, kéo hàng về kho, rút hàng, kiểm đếm, trả vỏ container và lưu đủ hồ sơ nội bộ.
Nói cách khác, hàng đã thông quan chưa phải là “xong việc”. Đây mới là điểm chuyển từ thủ tục hải quan sang khâu giao nhận thực tế. Nếu phối hợp không chặt, doanh nghiệp có thể gặp các lỗi rất quen: xe đến cảng nhưng chưa có lệnh, container chưa được giải phóng, kho chưa chuẩn bị người rút hàng, trả vỏ trễ hoặc thiếu chứng từ để kế toán đối chiếu chi phí.
Bài viết này giúp doanh nghiệp mới nhập khẩu hàng hiểu rõ từ thông quan đến giao hàng về kho cần phối hợp những bên nào, mỗi bên chịu phần việc gì và cần kiểm soát rủi ro ở đâu.
Sau thông quan có phải là hàng đã sẵn sàng về kho chưa?
Không hoàn toàn. Thông quan chỉ cho thấy lô hàng đã hoàn tất bước xử lý với cơ quan hải quan theo tờ khai. Để hàng rời cảng, ICD hoặc kho CFS và về đến kho doanh nghiệp, vẫn cần thêm các bước về lệnh giao hàng, thanh toán phí, điều xe, lấy container, rút hàng và bàn giao chứng từ.
Trước khi chuyển sang khâu nhận hàng, doanh nghiệp nên rà lại bộ hồ sơ nhập khẩu để đối chiếu các thông tin quan trọng như số tờ khai, số vận đơn, số container, số seal, tên hàng, số lượng, trọng lượng và cảng dỡ hàng.
Trong thực tế, nhiều lô hàng đã thông quan nhưng vẫn chưa thể lấy ngay vì còn vướng lệnh giao hàng, phí local charge, phí lưu bãi, thời hạn DEM/DET, lịch xe hoặc điều kiện tiếp nhận tại kho. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem “thông quan” là một mốc quan trọng, không phải điểm kết thúc toàn bộ quy trình nhập hàng.
Các bên doanh nghiệp cần phối hợp sau khi hàng thông quan
Sau khi hàng thông quan, doanh nghiệp thường phải phối hợp cùng lúc với nhiều bên. Mỗi bên giữ một phần việc riêng, nhưng các đầu việc lại nối với nhau theo chuỗi. Chỉ cần một thông tin bị sai hoặc một bên chưa sẵn sàng, lịch giao hàng về kho có thể bị chậm.
| Bên cần phối hợp | Vai trò chính | Thông tin cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Chủ hàng / bộ phận xuất nhập khẩu | Điều phối chung toàn bộ lô hàng | Tờ khai, chứng từ, lịch xe, địa điểm nhận hàng, người phụ trách |
| Forwarder / đơn vị khai báo | Hỗ trợ chứng từ, tình trạng thông quan và giao nhận | Tình trạng tờ khai, D/O, phí phát sinh, lịch lấy hàng |
| Hãng tàu / đại lý hãng tàu | Cấp lệnh giao hàng và xác nhận điều kiện lấy container | D/O, phí hãng tàu, hạn lệnh, hạn trả vỏ, depot trả vỏ |
| Cảng / ICD / kho CFS | Quản lý hàng, container và thủ tục ra cổng | Vị trí container, phí nâng hạ, lưu bãi, mã lấy hàng, giờ làm hàng |
| Đơn vị vận tải container | Điều xe kéo container hoặc giao hàng về kho | Loại xe, giờ lấy hàng, giờ giao kho, tuyến đường, yêu cầu vào kho |
| Đội rút hàng / bốc xếp / xe nâng | Dỡ hàng khỏi container tại kho hoặc điểm rút hàng | Nhân công, xe nâng, pallet, mặt bằng, thời gian rút hàng |
| Kho nhận hàng và kế toán nội bộ | Nhận hàng, kiểm đếm, nhập kho và lưu chứng từ | Số lượng, tình trạng hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn chi phí |
Chủ hàng hoặc bộ phận xuất nhập khẩu
Chủ hàng hoặc bộ phận xuất nhập khẩu là người giữ vai trò điều phối chính. Bộ phận này cần biết hàng đã thông quan lúc nào, ai đang giữ chứng từ, lệnh giao hàng đã có chưa, xe lấy hàng giờ nào, kho có sẵn sàng nhận hàng không và sau khi rút hàng thì chứng từ bàn giao cho ai.
Với doanh nghiệp chưa có nhân sự xuất nhập khẩu chuyên trách, đây là khâu dễ bị rối nhất. Một lỗi nhỏ như báo sai địa chỉ kho, thiếu số container hoặc không theo dõi hạn trả vỏ cũng có thể làm chi phí tăng lên.
Đơn vị khai báo hải quan hoặc forwarder
Forwarder hoặc đơn vị khai báo thường là bên nắm rõ tình trạng chứng từ, tờ khai, hãng tàu và lịch lấy hàng. Sau khi thông quan, doanh nghiệp nên yêu cầu bên này xác nhận lại các thông tin liên quan đến lệnh giao hàng, phí cần thanh toán và điều kiện lấy hàng tại cảng.
Nếu doanh nghiệp thuê forwarder xử lý cả phần vận tải, cần thống nhất rõ phạm vi công việc: chỉ hỗ trợ khai báo, hỗ trợ lấy lệnh, đặt xe, kéo container về kho hay xử lý luôn phần trả vỏ và chứng từ sau giao hàng.
Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu
Hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu liên quan trực tiếp đến lệnh giao hàng, phí local charge, thời hạn hiệu lực của lệnh, hạn miễn phí DEM/DET và địa điểm trả vỏ container. Đây là nhóm thông tin doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi đặt xe.
Không nên đợi xe chuẩn bị vào cảng mới kiểm tra lệnh giao hàng. Nếu D/O chưa có hiệu lực, phí chưa thanh toán hoặc thông tin container bị sai, xe có thể phải chờ, đổi lịch hoặc phát sinh thêm chi phí vận tải.
Cảng, ICD hoặc kho CFS
Cảng, ICD hoặc kho CFS là nơi hàng đang được lưu giữ trước khi ra khỏi khu vực khai thác. Doanh nghiệp cần xác nhận container đã sẵn sàng lấy chưa, có phát sinh lưu bãi không, có cần đăng ký trước hay không và thủ tục ra cổng gồm những thông tin nào.
Với hàng lẻ tại kho CFS, quy trình có thể khác hàng nguyên container. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ giờ làm hàng, phương án bốc xếp, chứng từ nhận hàng và người được ủy quyền đến nhận.
Đơn vị vận tải container
Đơn vị vận tải container chịu trách nhiệm điều đầu kéo, rơ-moóc, tài xế và lịch trình giao hàng. Khi đặt xe, doanh nghiệp nên cung cấp đủ số container, loại container, nơi lấy hàng, nơi giao hàng, thời gian kho nhận được, yêu cầu xe nâng hoặc yêu cầu vào cổng kho.
Với các tuyến từ Cát Lái, ICD hoặc cảng khu vực TPHCM đi Bình Dương, Đồng Nai, Long An, việc báo lịch sớm giúp đơn vị vận tải chủ động xe và hạn chế tình trạng lấy container trễ, giao kho ngoài giờ hoặc trả vỏ sát hạn.
Đội rút hàng, bốc xếp hoặc xe nâng
Nếu container được kéo về kho để rút hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước nhân công, xe nâng, pallet, khu vực tập kết và người kiểm đếm. Không ít trường hợp xe đã đến kho nhưng hàng không rút được vì thiếu xe nâng, thiếu người mở seal, kho hết chỗ hoặc chưa có người ký nhận.
Với hàng nặng, hàng dễ vỡ, hàng máy móc, hàng pallet hoặc hàng cần bảo quản riêng, khâu rút hàng càng cần chuẩn bị kỹ. Nếu giữ container quá lâu, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng đến lịch trả vỏ và chi phí vận tải.
Kho nhận hàng và bộ phận kế toán nội bộ
Kho nhận hàng cần kiểm đếm số lượng kiện, tình trạng bao bì, mã hàng, seal, hình ảnh container và tình trạng hàng khi mở container. Nếu có thiếu, móp méo, ướt, rách bao bì hoặc sai quy cách, cần ghi nhận ngay bằng hình ảnh và biên bản.
Kế toán nội bộ cần nhận đủ chứng từ để hạch toán và đối chiếu chi phí: phí hãng tàu, phí cảng, phí vận tải, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán liên quan.
Quy trình từ thông quan đến giao hàng về kho
Quy trình giao hàng sau thông quan nên được kiểm soát theo từng chặng. Cách làm tốt nhất là không chờ xong bước này mới nghĩ đến bước sau, mà phải chuẩn bị song song các thông tin về lệnh, phí, xe, kho và người nhận hàng.
Kiểm tra tờ khai và chứng từ sau thông quan
Doanh nghiệp cần kiểm tra tờ khai đã thông quan, thông tin người nhập khẩu, tên hàng, số lượng, số container, số seal, cảng dỡ và điều kiện giao hàng. Nếu phát hiện sai lệch giữa tờ khai, vận đơn, invoice hoặc packing list, nên xử lý trước khi điều xe.
Lấy lệnh giao hàng và đối chiếu thông tin container
Lệnh giao hàng là cơ sở quan trọng để lấy hàng tại cảng, ICD hoặc kho CFS. Khi nhận lệnh, cần đối chiếu số vận đơn, tên tàu, chuyến, số container, số seal, cảng dỡ, hạn lệnh và yêu cầu thanh toán phí.
Kiểm tra phí local charge, DEM, DET và storage
Trước khi lấy hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra các khoản phí local charge, phí chứng từ, phí nâng hạ, phí lưu bãi, DEM, DET và các khoản phát sinh khác nếu có. Đặc biệt, cần ghi rõ hạn miễn phí và hạn trả vỏ container để không bị động.
Đặt xe kéo container hoặc xe tải phù hợp
Tùy loại hàng và địa điểm nhận, doanh nghiệp có thể chọn kéo nguyên container về kho, rút hàng tại cảng rồi chở bằng xe tải, hoặc giao thẳng đến công trình, nhà máy, kho trung chuyển. Khi đặt xe, nên báo rõ giờ lấy hàng, giờ kho nhận, địa chỉ cụ thể, yêu cầu vào cổng và người liên hệ tại kho.
Làm thủ tục lấy container tại cảng
Khi xe vào cảng, tài xế hoặc đơn vị vận tải cần có đầy đủ thông tin lấy hàng, số container, số seal, mã lệnh và các chứng từ liên quan. Nếu chưa quen thao tác tại cảng, doanh nghiệp nên nắm trước quy trình rút container tại cảng để tránh thiếu thông tin khi xe đã đến nơi.
Kéo container về kho hoặc địa điểm rút hàng
Sau khi container ra khỏi cảng, xe sẽ kéo hàng về kho, nhà máy hoặc điểm rút hàng đã thống nhất. Kho cần chuẩn bị sẵn lối vào, vị trí đậu xe, nhân sự nhận hàng, xe nâng và khu vực đặt hàng sau khi rút khỏi container.
Rút hàng, kiểm đếm và lập biên bản nếu có sai lệch
Khi rút hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra số kiện thực nhận so với packing list, tình trạng bao bì, mã hàng, nhãn hàng và dấu hiệu bất thường. Nếu có sai lệch, cần chụp ảnh, quay video và lập biên bản ngay tại thời điểm giao nhận.
Trả vỏ container và hoàn tất hồ sơ nội bộ
Sau khi rút hàng, container rỗng cần được trả về đúng depot, đúng thời hạn và đúng tình trạng. Nội bộ doanh nghiệp cần hoàn tất phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, hóa đơn chi phí, chứng từ vận tải và hồ sơ lô hàng để phục vụ kế toán, đối chiếu hoặc kiểm tra sau này.
Checklist công việc doanh nghiệp nên chuẩn bị trước khi xe lấy hàng
Trước khi xe vào cảng hoặc ICD, doanh nghiệp nên rà soát nhanh các đầu việc dưới đây. Nếu cần dự trù chi phí vận chuyển trước khi đặt xe, có thể tham khảo cước vận chuyển container từ Cát Lái đi tỉnh để có cơ sở so sánh và chuẩn bị ngân sách.
- Tờ khai đã thông quan và không còn yêu cầu xử lý bổ sung.
- Thông tin số container, số seal, số vận đơn đã được đối chiếu.
- Lệnh giao hàng đã có hiệu lực và còn thời hạn sử dụng.
- Phí hãng tàu, phí cảng, phí nâng hạ, lưu bãi đã được kiểm tra.
- Hạn miễn phí DEM/DET và hạn trả vỏ container đã được ghi rõ.
- Phương án lấy hàng đã thống nhất: kéo nguyên container, rút tại cảng hoặc giao xe tải.
- Xe đã được đặt đúng loại container, tuyến đường và thời gian giao hàng.
- Kho đã biết giờ xe đến, số lượng hàng và yêu cầu rút hàng.
- Nhân công, xe nâng, pallet và khu vực tập kết đã sẵn sàng.
- Người kiểm đếm, người ký nhận và người xử lý phát sinh đã được phân công.
- Mẫu biên bản giao nhận hoặc biên bản sai lệch đã được chuẩn bị nếu cần.
- Kế toán đã biết các khoản chi phí cần thu thập hóa đơn, phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán.
Những lỗi dễ làm chậm tiến độ giao hàng sau thông quan
Phần lớn lỗi sau thông quan không quá lớn, nhưng lại gây chậm dây chuyền. Một thông tin sai có thể khiến xe phải chờ. Một kho chưa sẵn sàng có thể làm trễ trả vỏ. Một chứng từ thiếu có thể khiến kế toán phải truy lại nhiều bên sau khi hàng đã nhập kho.
| Lỗi thường gặp | Hậu quả | Cách hạn chế |
|---|---|---|
| Chưa lấy lệnh giao hàng trước khi đặt xe | Xe không thể lấy container hoặc phải đổi lịch | Xác nhận D/O và phí hãng tàu trước khi điều xe |
| Sai số container, số seal hoặc số vận đơn | Mất thời gian đối chiếu, có thể bị từ chối lấy hàng | So sánh tờ khai, B/L, D/O và packing list trước khi gửi cho vận tải |
| Không theo dõi hạn DEM/DET | Phát sinh phí do trả vỏ container trễ | Ghi hạn miễn phí vào lịch theo dõi của lô hàng |
| Kho chưa chuẩn bị mặt bằng nhận hàng | Xe chờ lâu, rút hàng chậm, ảnh hưởng lịch trả vỏ | Báo lịch xe cho kho trước và xác nhận lại trong ngày giao |
| Thiếu xe nâng hoặc nhân công bốc xếp | Không rút hàng kịp, tăng thời gian giữ container | Chuẩn bị thiết bị theo trọng lượng, kích thước và cách đóng gói |
| Không kiểm đếm khi nhận hàng | Khó xác định trách nhiệm khi phát hiện thiếu hoặc hư hỏng | Kiểm đếm, chụp ảnh và lập biên bản ngay khi mở container |
| Không lưu chứng từ chi phí theo từng lô | Kế toán khó hạch toán, khó đối chiếu chi phí nhập hàng | Lưu hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và biên bản theo mã lô hàng |
Khi nào doanh nghiệp nên thuê một đơn vị phối hợp trọn quy trình?
Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê một đầu mối phối hợp trọn quy trình khi mới nhập khẩu lần đầu, chưa có bộ phận xuất nhập khẩu riêng, hàng về nhiều cảng khác nhau, lịch giao gấp, hàng cần kéo về kho tỉnh hoặc nội bộ không có người theo dõi sát từng bước.
Trong các trường hợp này, một đơn vị có kinh nghiệm về dịch vụ hải quan trọn gói tại TPHCM có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý liền mạch hơn từ chứng từ, khai báo, lấy lệnh, phối hợp cảng, điều xe đến giao hàng về kho.
Điểm quan trọng là doanh nghiệp không chỉ cần người làm tờ khai. Doanh nghiệp cần một đầu mối hiểu toàn bộ chuỗi sau thông quan: hãng tàu, cảng, vận tải container, kho nhận hàng, rút hàng, trả vỏ và bàn giao chứng từ. Khi các bước này được nối với nhau rõ ràng, rủi ro trễ tiến độ và phát sinh chi phí sẽ giảm đáng kể.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hàng đã thông quan nhưng chưa lấy được là vì sao?
Hàng đã thông quan nhưng chưa lấy được thường do chưa có lệnh giao hàng, chưa thanh toán đủ phí hãng tàu hoặc phí cảng, sai thông tin container, container chưa sẵn sàng tại bãi, xe chưa được đăng ký hoặc kho chưa đủ điều kiện nhận hàng.
Ai chịu trách nhiệm đặt xe kéo container về kho?
Việc đặt xe phụ thuộc vào thỏa thuận giữa chủ hàng, forwarder và đơn vị vận tải. Chủ hàng có thể tự đặt xe, nhờ forwarder điều phối hoặc thuê một đơn vị logistics xử lý trọn gói. Dù chọn cách nào, doanh nghiệp vẫn cần xác nhận rõ giờ lấy hàng, giờ giao kho, địa chỉ, số container và hạn trả vỏ.
Sau thông quan bao lâu nên lấy hàng khỏi cảng?
Doanh nghiệp nên lấy hàng càng sớm càng tốt sau khi có đủ lệnh giao hàng, chứng từ và phương án vận tải. Thời điểm cụ thể phụ thuộc hạn miễn lưu bãi, hạn DEM/DET, lịch xe, lịch kho và tình trạng khai thác tại cảng. Không nên chờ sát hạn mới đặt xe.
Có cần kiểm đếm hàng khi rút container tại kho không?
Có. Kho nên kiểm đếm số kiện, tình trạng bao bì, mã hàng, số lượng thực nhận và ghi nhận ngay nếu có dấu hiệu thiếu, hư hỏng, móp méo, ướt hoặc sai quy cách. Việc kiểm đếm tại thời điểm rút hàng giúp doanh nghiệp có căn cứ xử lý nếu phát sinh tranh chấp.
Doanh nghiệp cần lưu những chứng từ nào sau khi nhận hàng?
Doanh nghiệp nên lưu tờ khai thông quan, vận đơn, invoice, packing list, lệnh giao hàng, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, biên bản kiểm đếm nếu có, hóa đơn phí hãng tàu, phí cảng, phí vận tải và các chứng từ thanh toán liên quan.
Làm sao hạn chế phát sinh DEM/DET sau thông quan?
Doanh nghiệp nên kiểm tra hạn miễn phí ngay khi nhận thông tin từ hãng tàu, đặt xe sớm, chuẩn bị kho trước khi container về, rút hàng nhanh và trả vỏ đúng depot. Cần có người theo dõi riêng hạn lấy hàng và hạn trả vỏ cho từng lô.
Sau thông quan, doanh nghiệp cần phối hợp đồng thời giữa chứng từ, hãng tàu, cảng, vận tải, kho và kế toán. Nếu từng đầu việc được kiểm tra trước, hàng có thể về kho đúng tiến độ, hạn chế phí phát sinh và giảm áp lực cho bộ phận xuất nhập khẩu.
